Бюджет предприятия образец excel. Внедрение бюджетирования на примеры в Excel
На днях ко мне обратился человек, который попросил меня помочь составить ему БДДС и БДР, вернее рассказать о том, как составить БДДС и БДР. Содержание статьи будет следующим: основные понятия, структура бюджетов, пример бюджета в excel (готовая для скачивания оболочка для составления БДДС и БДР ).
Для начала давайте разберемся в данных абревиатурах.
БДДС - бюджет движения денежных средств.
БДР - бюджет доходов и расходов.
Различия между БДДС и БДР не велики. В целом БДДС это более развернутая версия БДР. В большенстве случаев в организациях ведут только БДДС. Составляется данный бюджет ежемесячно на месяц вперед с целью планирования доходов и расходов организации. После утверждения бюджета составляется график платежей. Бюджет движения денежных средств составляется в основном в excel"е.
Ну да ладно, не буду писать много умных слов, а напишу все по делу.
Структура БДДС (на примере производственного предприятия):
1. Доходная часть - указывается вся доходная часть предприятия
1.1. Доходы от основной (операционной) деятельности
1.2. Доходы от инвестиционной деятельности
2. Расходная часть - указывается вся расходная часть организации
2.1. Производственные расходы - расходы, связанные непосредственно с процессом производства
2.2. Условно постоянные расхода - расходы, распределяющиеся на себестоимость продукции на общее количество произведенной продукции
2.3. Налоги и сборы
3. Инвестиции
4. Сальдо - разница между доходной и расходной частью
Каждая из указанных выше статей бюджета движения денежных средств может включать в себя множество статей расходов, все зависит от деятельности, которую ведет организация.
Как вы видете, ничего сложного в составлении бюджета нет. Готовую оболочку для составления бюджета организации (БДДС) в excel со всеми проставленными формулами вы можете скачать по ссылке ниже.
Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.
Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей) . В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.
Данные для составления бюджета доходов и расходов
Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий) .
Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.
Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:
- Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
- Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки) . Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.
В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода) . Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы) . А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.
Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:
- Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
- Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.
Движение денежных средств по клиентам
Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:
Модель бюджета предприятия
На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.
Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.
Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:
- Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
- Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
- Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
- Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).
Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:
Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel
И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.
При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!
Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.
Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел . С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.
Пример бюджета движения денежных средств в Excel, с помощью которого можно оперативно управлять ликвидностью и прогнозировать дефицит денежных средств компании. Источником информации служит бюджет доходов и расходов.
Чтобы понять, хватит ли моей компании денег до конца квартала, я использую «легкий» бюджет движения денежных средств. Пример в Excel мы разберем далее.
Бюджет движения денежных средств я строю косвенным методом на основе бюджета доходов и расходов (БДР), добавив несколько ключевых показателей. Применяю косвенный метод. о мой подход отличается двумя моментами. Первый - формирую не полный БДДС, а только по тем статьям, которые значительно меняются. Для классического косвенного метода нужен плановый баланс. Как его сделать, этот метод не рассматривает. Поэтому второй момент заключается в том, что я вычисляю нужные статьи баланса через оборачиваемость. При этом использую БДР в качестве источника информации. Далее опишу последовательность формирования «легкого» бюджета движения денежных средств и рассмотрю пример в Excel.
Как формируется бюджет движения денежных средств
БДДС можно собрать двумя методами: прямым и косвенным. Суть первого заключается в подсчете всех планируемых поступлений и выбытий денежных средств на основе учетных записей компании, то есть данный подход вынуждает произвести сплошной учет, из-за этого он трудоемок. Второй метод позволяет собрать БДДС через БДР и баланс.
Классическое построение бюджета движения денежных средств косвенным методом производится в четыре шага.
Шаг 1. По данным отчетности (форма 2 «Отчет о прибылях и убытках») определяется чистая прибыль компании.
Шаг 2. К чистой прибыли добавляются суммы статей затрат, не вызывающих в реальности движение денежных средств (амортизация, при наличии резервы под потери, отпуска и т. д.). Как правило, амортизация и резервы не выделены отдельными строками в отчете о прибылях и убытках, их значения определяются из расшифровок этих статьей отчета.
Шаг 3. Вычитаются (прибавляются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях текущих активов, за исключением статьи «Денежные средства».
Шаг 4. Прибавляются (вычитаются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях краткосрочных обязательств, не требующих процентных выплат.
Определение чистой прибыли
Сначала денежный поток я детализирую в трех разрезах: поток от операционной деятельности, инвестиционной и финансовой. При этом разделы «легкого» бюджета движения денежных средств будут содержать не все статьи классического косвенного метода. Так, например, раздел «Операционная деятельность» состоит из статей: «Чистая прибыль», «Недежные корректировки (амортизация)», «Изменение оборотного капитала»; «Инвестиционная деятельность» содержит одну статью - «Инвестиции»; «Финансовая деятельность» тоже состоит из единственной статьи «Займы и кредиты». По строке «Займы и кредиты» будут отражаться суммы полученных займов и кредитов, а также их погашение. Также с помощью этой строки я определяю будущую потребность компании в денежных средствах, которые необходимы на покрытие кассовых разрывов (все расчеты, а также пример бюджета движения денежных средств в Excel вы сможете скачать по ссылке в конце статьи).
Формирование «легкого» бюджета денежных средств косвенным методом начинается с операционной деятельности. Для подсчета денежного потока нужны данные: чистая прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала. Показатель чистой прибыли я беру из БДР (табл. 1). Неденежные корректировки - это все расходы и доходы, которые не подразумевают оттока и притока денежных средств. Я учитываю только амортизацию. Остальные неденежные операции (резервы по потерям, отпускам, взаимозачеты) отражаются как в БДР, так и в балансе, и при подсчете денежного потока через БДР и баланс по ним получится нулевой результат. Поэтому их я не включаю в расчеты.
Таблица 1. Форма отчета БДР, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация |
||||||||
|
Себестоимость |
||||||||
|
Маржинальная прибыль |
||||||||
|
Заработная плата |
||||||||
|
Маркетинг |
||||||||
|
Постоянные расходы |
||||||||
|
Амортизация |
||||||||
|
Проценты |
||||||||
|
Налог на прибыль |
||||||||
|
Чистая прибыль |
Расчет изменения оборотного капитала
Расчет оборотного капитала по фактическим данным. Для любого планирования нужна отправная точка - то, что нам уже известно, то есть факт. Поэтому сперва я анализируют факт. Данные беру из баланса. Затем приступаю к планированию. Значение оборотного капитала вычисляю по упрощенной формуле чистого оборотного капитала . Не беру те активы и пассивы, которые несущественно связаны с операционной деятельностью, а значит, слабо влияют на его значение:
ОК = Зап + ДЗ + ДС – КЗ (1)
где ОК - оборотный капитал;
Зап - запасы, в том числе незавершенное производство и запасы готовой продукции;
ДЗ - дебиторская задолженность;
ДС - денежные средства и их эквиваленты;
КЗ - кредиторская задолженность.
Отмечу, что каждое слагаемое можно разложить на составные части. Например, запасы - на запасы сырья, готовой продукции и незавершенное производство. Но, как правило, составные части ведут себя идентично совокупности. Поэтому определите ценность такого разделения, чтобы не усложнять расчеты. В этом примере я делить не буду. Если деятельность не связана с наличными средствами и инкассацией, нет денег в пути, то из формулы можно исключить денежные средства (при расчете значений оборачиваемостей в примере денежные средства исключены, так как их величина незначительна. - Прим. автора.).
Таблица 2. Баланс, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
|||
|---|---|---|---|---|
|
Внеоборотные активы |
||||
|
Основные средства и НМА |
||||
|
Прочие активы |
||||
|
Оборотные активы |
||||
|
Дебиторская задолженность |
||||
|
Денежные средства |
||||
|
ИТОГО АКТИВЫ |
||||
|
Уставный капитал |
||||
|
Нераспределенная прибыль |
||||
|
Долгосрочные обязательства |
||||
|
Заемные средства |
||||
|
Краткосрочные обязательства |
||||
|
Кредиторская задолженность |
||||
|
ИТОГО ПАССИВЫ |
Подставляю в формулу (1) данные из баланса (см. в табл. 2 на стр. 48). В результате получаю фактические значения оборотного капитала для каждого месяца III квартала:
ОК июл.15 = 684 289 + 764 136 – 51 200 = 1 397 225;
ОК авг.15 = 705 052 + 712 842 – 53 215 = 1 364 679;
ОК сен.15 = 924 126 + 798 321 – 54 987 = 1 667 460.
Определение оборачиваемости. Выявляю зависимость оборотного капитала от изменения активности компании. Для этого я его представляю через дни оборачиваемости по формуле:
ОК = Здн. × СС.ср.сут. + ДЗдн. × Реал.ср.сут. × 1,18 ДСдн. × Реал.ср.сут. – КЗдн. × СС.ср.сут. × 1,18 (2)
где Здн. - оборачиваемость запасов в днях;
СС.ср.сут. - среднесуточная себестоимость, т. е. себестоимость за период, поделенная на количество дней периода;
ДЗдн. - оборачиваемость дебиторской задолженности в днях;
Реал.ср.сут. - среднесуточная реализация, т. е. реализация за период, поделенная на количество дней периода;
ДСдн. - оборачиваемость денежных средств и их эквивалентов в днях;
КЗдн. - кредиторская задолженность.
1,18 - поправка на ставку НДС. Если надо применять разные ставки НДС, используйте в формулах средневзвешенную ставку НДС.
Пример
Закупаем сырье на сумму 150 млн рублей, НДС сверху. Из них 30 процентов сырья с НДС (10%), оставшиеся 70 процентов - с НДС (18%). Рассчитаем средневзвешенную ставку НДС.
1. 150 млн рублей × 30% = 45 млн рублей - определяем объем сырья, приобретенного компанией, с НДС (10%);
2. 45 млн рублей × 10/100 = 4,5 млн рублей - определяем сумму НДС (10%);
3. 150 млн рублей – 45 млн рублей = 105 млн рублей - объем сырья с НДС (18%);
4. 105 млн рублей × 18/100 = 18,9 млн рублей - сумма НДС (18%);
5. 4,5 млн рублей + 18,9 млн рублей = 23,4 млн рублей - общая сумма НДС;
6. 23,4 × 100/150 = 15,6 процента - средневзвешенная ставка НДС.
В формуле (2) интересуют значения Здн., ДЗдн., ДСдн., КЗдн. Они необходимы для того, чтобы на основании данных фактического периода (III квартал 2015 года) рассчитать оборотный капитал на будущий период (IV квартал 2015 года). Вычисляю данные значения, используя формулы:
Теперь сделаю расчет за фактический и плановый периоды. Данные возьму из БДР (табл. 1) и баланса (табл. 2):
Реал.ср.сут. июл.15 = Реализация за июл.15 (табл. 1) / 31 = 10 295 478 / 31 = 332 112;
СС.ср.сут. июл.15 = Себестоимость за июл.15 (табл. 1) / 31 = 5 683 774 / 31 = 183 348;
Здн. июл.15 = Зап июл.15 (табл. 2) / СС.ср.сут. июл.15 = 684 289 / 183 348 = 3,7;
ДЗдн. июл.15 = ДЗ июл.15 (табл. 2) / (Реал.ср. сут. июл.15 × 1,18) = 764 136 / (332 112 × 1,18) = 1,9;
КЗдн. Июл.15 = КЗ июл.15 (табл. 2) / (СС.ср.сут. июл.15 × 1,18) = 51 200 / (183 348 × 1,18) = 0,2
Аналогично рассчитываются значения показателей за август, сентябрь 2015 года. Далее сведу все показатели в таблицу 3. Данные Здн., ДЗдн., КЗдн. за три фактических месяца усредняю (табл. 3, столбец 5) и буду использовать как плановые показатели для следующего квартала (табл. 3, столбцы 6–8). Оборачиваемость денежных средств учитывать не буду, так как их размер в примере минимален, в других случаях нужно использовать формулу (5). Если в дебиторскую задолженность входят выданные авансы, то их нужно считать отдельно, в знаменателе будет среднесуточная себестоимость. При наличии в кредиторской задолженности полученного аванса, его тоже надо учесть отдельно, в знаменателе - среднесуточная реализация.
Таблица 3. Расчет значений оборачиваемости
|
Наименование показателя |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Средние значения оборачиваемостей |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реал.ср.сут., руб. |
|||||||
|
СС.ср.сут. , руб. |
|||||||
|
Здн., дней |
(3,7 + 3,5 + 3,5) / 3 = 3,6 |
||||||
|
ДЗдн., дней |
(1,9 + 1,8 + 1,8) / 3 = 1,8 |
||||||
|
КЗдн., дней |
(0,2 + 0,2 + 0,2) = 0,2 |
Расчет изменения оборотного капитала. Начну с вычисления величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, то есть рассчитаю на будущий период составляющие формулы (1) оборотного капитала. Для этого использую обратные формулы:
Зап = СС.ср.сут. × Здн. (7)
ДЗ = Реал.ср.сут. × 1,18 × ДЗдн. (8)
КЗ = СС.ср.сут. × 1,18 × КЗдн. (9)
Произведу расчет на основании данных таблицы 3 (столбцы 6–8).
Зап окт.15 = СС.ср.сут. окт.15 × Здн.окт.15 = 271 000 × 3,6 = 975 600;
ДЗ окт.15 = Реал.ср.сут. окт.15 × 1,18 × ДЗдн.окт.15 = 381 211 × 1,18 × 1,8 = 809 692;
КЗ = СС.ср.сут. окт.15 × 1,18 × КЗдн. окт.15 = 271 000 × 1,18 × 0,2 = 63 956.
Аналогично рассчитаю показатели для ноября и декабря 2015 года. Обобщу все расчеты в таблице 4. Теперь, подставляя в формулу (1) необходимые значения из таблицы 4, вычислю оборотный капитал и его изменение.
Таблица 4. Расчет величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей для IV квартала 2015 года, руб.
Изменение оборотного капитала представляет собой разницу между значениями расчетного месяца и предыдущего. Полученные данные обобщу в таблице 5. Положительное значение при изменении оборотного капитала говорит о вливании денежных средств в него.
Таблица 5. Расчет оборотного капитала и его изменения, руб.
Определение величины операционного денежного потока. Зная чистую прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала, вычислю операционный денежный поток:
ОДП = ЧП + А - ∆ОК (10)
где ОДП - операционный денежный поток;
ЧП - чистая прибыль;
А - амортизация;
∆ОК - изменение значения оборотного капитала за период.
ОДП окт.15 = ЧП окт.15 (табл. 2) + А окт.15 (табл. 2) – ∆ОК окт.15 (табл. 5) = 49 342 + 130 819 – 53 876 = 126 285.
Аналогично рассчитаю значения ноября и декабря 2015 года.
Свой пример бюджета денежных средств в Excel дополню расходами по инвестиционной деятельности (200 000 руб.) в каждом месяце IV квартала. И вычислю дефицит/профицит денежных средств (разница между операционным денежным потоком и инвестициями), который покажет, сколько средств нужно привлечь или их излишек. Результаты вычислений представлены в таблице 6. В примере получился отрицательный результат, который вынуждает привлечь денежные средства на его покрытие.
Таблица 6. Профицит/дефицит денежных средств, руб.
Пример бюджета движения денежных средств в Excel
Полученными данными заполняю форму «легкого» БДДС. В результате получится бюджет движения денежных средств, пример в Excel показан в таблице 7.
Таблица 7. «Легкий» бюджет движения денежных средств пример в Excel (извлечение), руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Чистая прибыль |
||||||||
|
Неденежные корректировки |
||||||||
|
Изменение оборотного капитала |
||||||||
|
Инвестиции |
||||||||
|
Займы и кредиты |
||||||||
|
ИТОГО денежный поток |
Скачать пример бюджета движения денежных средств в Excel, а также все исходные данные для его построения, можно по ссылке в конце статьи.
Таким образом, рассчитав на основе БДР всего три показателя оборачиваемости: запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей и размер инвестиций, я могу прогнозировать дефицит или профицит денежных средств на каждый месяц планируемого периода.
Дополнение БДР расчетами оборачиваемостей. Можно вообще не формировать БДДС. Например, я ограничиваюсь тем, что дополняю БДР указанными расчетами, как представлено в таблице, которую можно скачать в конце статьи. Такой расчет удобно вести в Excel. Достаточно один раз настроить форму БДР с дополнительными расчетными статьями изменения оборотного капитала, и можно видеть всю картину состояния дел в компании в прошлом и обозримом будущем.
Кроме того, этот метод позволяет легко управлять плановой ликвидностью, достаточно поменять значения оборачиваемости - и тут же видно результат. Например, предположим, что с поставщиками сырья удалось договориться на отсрочку платежа в пять дней. Этому значению приравниваем оборачиваемость кредиторской задолженности (КЗдн.). В таблице 8 в IV квартале значение кредиторской задолженности 0,2 меняем на 5, при этом автоматически пересчитываются значения кредиторской задолженности, оборотного капитала и все последующие зависимые строки. В результате получается новое значение денежного потока для IV квартала. Как видно, при реализации данной стратегии компании уже в октябре 2015 года удастся высвободить почти 1,5 млн рублей из оборотного капитала и не потребуется привлечение заемных средств.
Таблица 8. Изменение кредиторской задолженности
|
Расчет денежного потока: |
значения показателей |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация среднесуточная (Реал.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Себестоимость среднесуточная (СС.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Оборачиваемость запасов (Здн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость дебит. задолженности (ДЗдн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость кредит. задолженности (КЗдн.), дней |
|||||||
|
Запасы, руб. |
|||||||
|
Дебиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Кредиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Оборотный капитал, руб. |
|||||||
|
Изменение оборотного капитала, руб. |
|||||||
|
Операционный денежный поток, руб. |
|||||||
|
Инвестиции, руб. |
|||||||
|
Дефицит/профицит денежных средств, руб. |
Подготовлено по материалам журнала
Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях
Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.
Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.
Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае - морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы - чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?
Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:
Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
- простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
- гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
- отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.
Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР - «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции - колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.
Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):
1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета - своего рода мапинг полей.
2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).
3. Управленческий учет построен на базе.xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» - многое рандомно изменено.
Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым - БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)
4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).
5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».
6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт - для БДДС.
7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас - вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.
8. Собственно сам
Руководитель небольшого бизнеса вполне может вести бюджет самостоятельно. ПРОВЕРЕНО! Если заниматься ведением бюджета регулярно, не реже одного или двух раз в неделю, то начинаешь "чувствовать" свое предприятие и, как следствие, умело балансировать между осмотрительностью и деловым азартом.
Итак, бюджет. Бюджет обычно требуется в трех случаях:
1. Вы студент и вам нужен классический БДДС.
2. Берете кредит в банке, нужен план доходов и расходов и прогноз движения денежных средств.
3. У вас реальный бизнес и вы хотите, зарабатывать больше, тратить меньше, при этом всегда видеть полную финансовую картину
.
Это разные бюджеты. Чтобы не томить ожиданием студентов и заемщиков, даем ссылку первых двух бюджетов. Скачивайте. А сами пойдем дальше. Реальный бизнес гораздо интереснее.
Скачать классический бюджет движения денежных средств. Образец.
Скачать план доходов и расходов, прогноз движения денежных средств. Образец.
Постараемся подойти к такому важному вопросу, как изучение процесса бюджетирования по старинке. Так устав Смольного института настоятельно требовал, "чтобы дети всегда имели вид бодрый, веселый, довольный и "вольные действия души". Поэтому предписывалось отнюдь не делать из наук предметов скуки, горя и отвращения, а облегчать всякими способами усвоение знаний.Для начала предлагаем скачать образец Бюджета движения денежных средств для реального бизнеса (далее по тексту "Бюджет"). В отличии от Бюджета доходов и расходов этот инструмент делает акцент не на планируемую прибыль, а на возможность практически контролировать денежный поток.
Скачать Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса. Образец.
Данный бюджет подойдет для небольшого производственного предприятия, предприятия, занимающегося оптовой торговлей или строительно-монтажными работами. Это тот случай, когда доходы и затраты лучше вести по заказам или проектам.
Бюджет выполнен в электронных таблицах Excel. Он прост в эксплуатации, не требует специальных знаний по информационным технологиям. Все расчеты сделаны на основе формулы СУММЕСЛИМН и функции "Проверка данных". В состав файла входят два основных листа: Лист "Бюджет движения ДС"и Лист "Реестр платежей".
Лист "Бюджет движения ДС" включает в себя ячейки с формулами (окрашены) с данными о фактических поступлениях и затратах и пустые ячейки (белого цвета) для планируемых данных.
Начинать работу с Бюджетом движения денежных средств следует с Листа "Бюджет движения ДС". В колонку "Проект" необходимо занести данные о заказах или проектах. Можно корректировать статьи расходов разделов "Постоянные затраты", "Финансовая деятельность", "Инвестиционная деятельность", добавлять копированием строки раздела "Проект".
Затем необходимо заполнить колонки с планируемыми данными, при этом оплаты за ТМЦ, услуги и т.д. по проектам надо проставить со знаком "минус".
Теперь в строке "Начало Банк" хорошо видны кассовые разрывы (отрицательные значения).
Переходим к Листу "Реестр платежей". В реестр платежей можно вносить планируемые к оплате документы в две очереди.
Для того, чтобы фактические данные по поступлениям корректно отражались на Листе "Бюджет движения ДС", необходимо не только выбрать «Проект»,
но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата от заказчика». Сумму прихода надо проставить со знаком «минус».
Аналогично, при оплате за товар, материалы, услуги, которые можно прямо отнести на проект, необходимо не только выбрать «Проект», но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата поставщику».
Наименование статей общехозяйственных затрат можно изменять, но для этого следует перейти на Лист "Бюджет движения ДС".
Работать можно с несколькими расчетными счетами, кассой, подотчетными суммами, при этом наименование банков можно изменить в строках 5-15, а в колонке "Сальдо" проставить первоначальные входящие остатки.
Начинать работу по разнесению фактических оплат лучше сравнив Текущего сальдо таблицы с Входящим остатком выписки банка. Аналогично, заканчивать работу сравнением с Исходящим остатком выписки банка. Это хорошая привычка, она позволяет контролировать себя.
Итак, Бюджет готов. Через неделю работы, процесс внесения фактических данных и корректировки планируемых будет занимать совсем немного времени. А Вы сможете полностью сосредоточиться на развитие своего дела, привлечении новых клиентов, повышении объема продаж и иными важными и полезными делами.
Такой Бюджет хорошо сочетается с удобным Табелем учета рабочего времени в разбивке по проектам и категориям сотрудников и его легко приспособить для целей Раздельного учета ГОЗ.
Бюджет может быть первым шагом в освоении навыков разработки финансовой стратегии. Вникнув в специфику бизнеса, разложив по полочкам все затраты, можно без особого труда перейти к более серьезным аналитическим процедурам. Так, с помощью сервиса "Финансы в кулаке" можно расписать точные действия, которые помогут решить проблемы бизнеса, сократить расходы, увеличить прибыль и ваш доход.
